PERPUSTAKAAN UMUM KABUPATEN KARIMUN
Perpustakaan merupakan salah satu pelestari bahan pustaka sebagai hasil budaya bangsa. Salah satu fungsi perpustakaan adalah sebagai sumber informasi ilmu pengetahuan, teknologi dan kebudayaan. Artinya budaya bangsa yang merupakan hasil cipta, karya dan karsa manusia itu akan disimpan, dilestarikan dan dipergunakan di perpustakaan. Proses ini akan terus berputar ke depan, tumbuh dan bergerak ke arah kemajuan.
Untuk lebih meningkatkan daya guna dan hasil guna perpustakaan yang menjangkau seluruh lapisan masyarakat, dipandang perlu untuk menetapkan suatu lembaga yang menangani Perpustakaan Umum. Di Kabupaten Karimun terdapat Perpustakaan Dan Arsip Daerah yang merupakan Perpustakaan Umum yang terbentuk berdasarkan Peraturan Daerah (Perda) Kabupaten Karimun, Nomor 16 Tahun 2007, tanggal 31 Juli 2007, tentang Pembentukan dan Organisasi Kantor Perpustakaan Umum Kabupaten Karimun.Dalam peraturan tersebut, Perpustakaan Dan Arsip Daerah Kabupaten Karimun adalah unsur pendukung tugas Bupati di bidang Perpustakaan dan Arsip, yang dipimpin oleh seorang Kepala yang berkedudukan di bawah dan bertanggungjawab kepada Bupati melalui Sekretariat Daerah. Untuk menindak lanjuti Peraturan Daerah tersebut, perlu ditetapkan Keputusan Bupati Karimun Nomor 12 Tahun 2007 tangal 30 April 2007 tentang Penjabaran Tugas Pokok dan Fungsi Kantor Perpustakaan Umum Kabupaten Karimun serta landasan pelaksanaannya berdasarkan Keputusan Bupati Karimun Nomor 17 Tahun 2008 tentang Uraian Tugas pada Unit Kerja di Lingkungan Kantor Perpustakaan Umum Kabupaten Karimun. Berdasarkan landasan yuridis tersebut, Perpustakaan Dan Arsip Daerah Kabupaten Karimun mempunyai tugas melayani masyarakat umum di bidang perpustakaan dan informasi, serta memasyarakatkan perpustakaan. Perpustakaan Dan Arsip Daerah Kabupaten Karimun mempunyai fungsi antara lain:
- Pelaksanaan penyusunan rencana dan program kebijaksanaan teknis di bidang perpustakaan;
- Pengadaan, pengumpulan, pengelolaan, penyimpanan, peralatan dan penyajian buku perpustakaan.
Dalam menjalankan peranan dan fungsinya, diperlukan pedoman berupa visi dan misi. Dalam visinya ditegaskan bahwa Perpustakaan Dan Arsip Daerah Kabupaten Karimun ”Terwujudnya masyarakat yang gemar membaca agar terbebas dari kebodohan, keterbelakangan, ketertinggalan arus informasi dan ilmu pengetahuan dalam pelaksanaan otonomi daerah memasuki era globalisasi dan era informasi.” Sedangkan misinya pertama, Mencerdaskan kehidupan bangsa pada umumnya dan masyarakat Kabupaten Karimun pada khususnya, kedua, Melembagakan sikap masyarakat Kabupaten Karimun untuk gemar membaca.
Mengingat letak geografis Kabupaten Karimun yang strategis (antara Laut Cina Selatan, Selat Malaka dengan Selat Karimata) serta didukung potensi alam yang sangat potensial, Kabupaten Karimun yang juga berada di Propinsi Kepulauan Riau dimungkinkan untuk menjadi salah satu pusat pertumbuhan ekonomi bagi Republik Indonesia di masa depan. Untuk menjamin dan mendukung kelancaran visi dan misi tersebut, maka salah satu strategi yang akan dilakukan dalam hal ini adalah mengembangkan perpustakaan secara optimal, serta menyediakan fasilitas untuk menunjang hal tersebut. Dengan demikian sudah sepantaskan Pemerintah Daerah Kabupaten Karimun ikut bertanggung jawab terhadap pengembangan perpustakaan daerah di wilayahnya. Sebagai wujud nyata sudah selayaknya Pemerintah Kabupaten Karimun membangun Perpustakaan Daerah beserta fasilitas penunjangnya. Gedung atau ruangan perpustakaan adalah bangunan yang sepenuhnya diperuntukkan bagi seluruh aktivitas sebuah perpustakaan, SDM yang profesional disiapkan untuk menjalankan program yang harus dijalankan, sarana prasarana serta dukungan dana yang memadai.
Sejauh ini Perpustakaan Dan Arsip Daerah Kabupaten Karimun mempunyai koleksi pustaka sebanyak 18.364 judul, yang terdiri dari karya fiksi dan non fiksi, referensi, buku perguruan tinggi yang belum dioptimalkan. Jumlah koleksi ini menunjukkan angka yang sangat minim. Fasilitas lain yang tersedia di perpustakaan juga dapat disebut kurang. Fasilitas database, katalog masih menggunakan manual, sedangkan fasilitas komputer hanya tersedia 8 buah, yang belum dimanfaatkan secara optimal Meskipun perpustakaan telah melaksanakan pelayanan buka setiap hari, akan tetapi pengunjung yang datang masih minim. Setiap hari tercatat hanya berkisar 20-25 orang saja. Dengan adanya pengunjung yang minim ini, Perpustakaan Dan Arsip Daerah Kabupaten Karimun tergolong perpustakaan sepi pengunjung. Menurut informasi para pengunjung perpustakaan, diketahui bahwa mereka yang datang tidak menemukan koleksi yang dicarinya dan mengeluh ruangan yang sempit serta tidak nyaman. Karena tidak menemukan koleksi yang dicarinya, maka kemudian dia tidak datang lagi untuk berkunjung di perpustakaan tersebut.
Masalah-masalah di atas dapat menggambarkan tentang kondisi Perpustakaan Dan Arsip Daerah Kabupaten Karimun yang masih sangat memprihatinkan. Hal ini mungkin disebabkan karena kurangnya perhatian dari Pemerintah Daerah (Pemda) Kabupaten Karimun. Minimnya anggaran yang diberikan untuk opersional perpustakaan, membuat perpustakaan daerah sulit berkembang. Dalam hal ini dapat dikatakan bahwa kebijakan Pemda yang dikeluarkan belum berpihak pada pengembangan perpustakaan daerah. Belum maksimalnya sumber daya manusia, sarana prasarana, gedung serta anggaran yang terbatas, maka Perpustakaan Dan Arsip Daerah di Kabupaten Karimun belum memadai dan pelayanan terhadap penguna perpustakaan tidak optimal. Bertitik tolak dari latar belakang permasalahan tersebut, penulis ingin meneliti tentang “Perpustakaan Dan Arsip Daerah di Kabupaten Karimun.”
PENGELOLAAN PERPUSTAKAAN
a. Arti Penting dan Tugas Perpustakaan
Menurut Undang-undang No. 43 tahun 2007 tentang perpustakaan, mengandung pengertian bahwa perpustakaan adalah instansi pengelola koleksi karya tulis, karya cetak dan atau karya rekam secara profesional dengan sistem yang baku guna memenuhi kebutuhan pendidikan, penelitian, informasi dan rekreasi para pemustaka.
b. Tipe Perpustakaan Umum
Ketentuan tipe perpustakaan umum menurut pedoman penyelenggaraan perpustakaan dari Perpustakaan Nasional RI adalah merujuk pada SK Menpan No. 132 tahun 2002 dan ketentuan dari Public Library Manisfesto, yang dikeluarkan PBB tahun 1962 dan direvisi pada tahun 1994. SK Menpan menyatakan bahwa sebuah unit dapat disebut perpustakaan bila memiliki koleksi sedikit-dikitnya 1.000 buku. Ketentuan tersebut tidak menyebutkan judul atau koleksi. Sedangkan ketentuan Public Library Manisfesto adalah anjuran agar
setiap 50.000 jiwa dilayani perpustakaan umum.
c. Difinisi Manajemen Strategis
Banyak definisi yang diberikan oleh pakar terhadap manajemen strategi.namun sebelummnya perlu diketahui terlebih dahulu tentang defenisi strategi itu sendiri.seperti ditawarkan Hax dan Majluf (1991) dalam Salusu (2000:100), rumusan tentang strategi sebagai berikut:
a. Sebagai pola keputusan konsisten,menyatu dan integral;
b. Menentukan dan menampilkan tujuan organisasi dalam artian sasaran jangka panjang, program bertindak dan priotitas alokasi sumber daya;
c. Menyeleksi bidang yang digeluti atau akan digeluti organisasi;
d. Mencoba mendapatkan keuntungan yang mampu bertahan lama, dengan
memberikan respon yang tepat terhadap peluang dan ancaman dari
lingkungan ekternal organisasi,dan kekuatan serta kelemahannya;
e. Melibatkan semua tingkat hinarki dari organisasi Salusu, (2000:100-101)
Defenisi lain yang hampir mirip dengan defenisi diatas, dikemukakan oleh Lester A.Digman (1986) dalam Suharyanto (2005:28) sebagai berikut:
“Strategik management adalah suatu prosuses berkelanjutan yang meliputi usahausaha
untuk memadukan organisasi dengan perubahan lingkungan dengan cara yang paling munkin menguntungkan. Lebih jelasnya Management Strategikmeliputi usaha itu sendiri dengan lingkungan externalnya”
“Management Strategi adalah suatu seni (keterampilan), teknik dan ilmu merumuskan, mengimplementasikan dan mengevaluasi serta mengawasi berbagai keputusan fungsional organisasi (bisnis dan non bisnis), yang selalu dipengaruhi oleh lingkungan internal dan ekternal yang senantiasa berubah sehingga memberikan kemampuan kepada organisasi untuk mencapai tujuan sesuai dengan yang diharapkan.”
Jadi, dapat kita menyimpulkan dari definisi diatas, manajemen strategi adalah suatu proses berkelanjutan yang meliputi usaha untuk memadukan organisasi dengan lingkungan internal dan eksternal untuk mencapai tujuan yang diharapkan. lingkungan internal sangat berguna untuk mengetahui kekuatan-kekuatan dan kelemahan-kelemahan lingkungan internal. Secara umum meliputi tiga katagori yaitu: Pertama, input (resources) yang mencangkup sumber daya yang dimiliki organisasi: seperti sumber daya manusia, kemampuan ekonomi, informasi dan kompetensi. Kedua, proses kerja yang mencangkup keseluruhan (overall) proses fungsional atau departemen.dan ketiga, adalah kinerja (perfomance) yang menunjukan pada hasil yang dicapai selama ini. Kualitas kerja dari organisasi biasannya sangat ditentukan oleh: Kualitas sumber daya manusia, Kualitas layanan, Ketersediaan sarana prasarana, Ketersediaan anggaran, Kesetrategisan Letak Kantor Perpustakaan yang memiliki implikasi langsung terhadap pelaksanaan kegiatan perpustakaan dan merupakan komponen lingkungan internal untuk Perpustakaan Dan Arsip Daerah Kabupaten Karimun adalah: Sumber daya manusia, Kualitas pelayanan, Sarana prasarana, Angaran untuk kantor perpustakaan, Letak kantor perpustakaan.
Sedangkan lingkungan ekternal menawarkan peluang sekaligus juga tantangan, Peluang adalah situasi penting yang menguntungkan dalam lingkungan perusahaan. Kecenderungan-kecenderungan penting merupakan salah satu sumber peluang. Yang termasuk komponen lingkungan eksternal adalah komponen ekonomi, sosial, politik, hukum, teknologi, pelangan, kompetisi, tenaga kerja, penyalur, dan komponen internasional.
Dari uraian tentang lingkungan ekternal diatas, maka dalam kaitannya dengan Kantor Perpustakaan Dan Arsip Daerah Kabupaten Karimun dapat disebutkan bahwa komponen lingkungan ekstenal untuk Perpustakaan Dan Arsip Daerah Kabupaten Karimun adalah: Ketersedian teknologi, Kondisi geografis Kabupaten Karimun.
Manfaat yang diharapkan dari analisis lingkungan, baik internal maupun eksternal antara lain, menghasilkan informasi yang sangat penting bagi kelangsungan dan kemakmuran organisasi, yakni informasi mengenai kekuatan dan kelemahan terkait dengan peluang dan ancaman yang dihadapi. Dengan demikian organisasi dapat terhindar menjadi korban lingkungan. Bahkan organisasi dapat mempersiapkan diriuntuk menghadapi masa depan.
Adapun Mc Nichols (1997) mendefenisikan strategi seperti dikutip Salusu
(2000:92-93) sebagai berikut:
“Strategy is the science and art of employing armed strength of a belligerent to secure the objeck of war. More restriced, the science and art of a wilitary command exercised to meet the enemy under advantageous conditions.”
Dengan kata lain strategi adalah suatu seni mengunakan kecakapan dan sumber daya suatu organisasi untuk mencapai sasarannya melalui hubungan yang efektif dengan lingkungan dalam kondisi yang paling menguntungkan. Defenisi lain yang hampir mirip dengan defenisi diatas, dikemukakan oleh Lester A.Digman (1986) dalam Suharyanto (2005:28) sebagai berikut:
“Strategik management adalah suatu prosuses berkelanjutan yang meliputi usahausaha
untuk memadukan organisasi dengan perubahan lingkungan dengan cara
yang paling munkin menguntungkan. Lebih jelasnya Management Strategik
meliputi usaha itu sendiri dengan lingkungan externalnya”
“Management Strategi adalah suatu seni (keterampilan), teknik dan ilmu
merumuskan, mengimplementasikan dan mengevaluasi serta mengawasi berbagai
keputusan fungsional organisasi (bisnis dan non bisnis), yang selalu dipengaruhi oleh lingkungan internal dan ekternal yang senantiasa berubah sehingga memberikan kemampuan kepada organisasi untuk mencapai tujuan sesuai dengan yang diharapkan.”
Jadi, menyimpulkan dari definisi diatas, manajemen strategi adalah suatu proses berkelanjutan yang meliputi usaha untuk memadukan organisasi dengan lingkungan internal dan eksternal untuk mencapai tujuan yang diharapkan.
Ada delapan langkah proses perumusan strategis Bryson (2005:55), yaitu:
a. Memprakasai dan menyepakati suatu prosas perencanaan strategis;
b. Mengidentifikasi mandat organisasi;
c. Memperjelas misi dan nilai organisasi;
d. Menilai lingkungan internal: kekuatan dan kelemahan;
e. Menilai lingkungan eksternal: peluang dan ancaman;
f. Mengidentifikasi isu-isu strategis;
g. Merumuskan strategis untuk;
h. Merumuskan strategis untuk mengelola isu;
Penjabaran dari kelima langkah tersebut adalah sebagai berikut:
a. Mengidentifikasi mandat dari misi organisasi
b. Mengidentifikasi lingkungan internal: kekuatan dan kelemahan
c. Mengidentifikasi lingkungan eksternal: peluang dan ancaman
d. Mengidentifikasi isu strategis
e. Merumuskan strategis untuk mengelola isu
Lingkungan Strategis
a. Lingkungan Internal
Analisis faktor lingkungan internal sangat berguna untuk mengetahui kekuatan-kekuatan dan kelemahan-kelemahan lingkungan internal. Secara umum meliputi tiga katagori yaitu: Pertama, input (resources) yang mencangkup sumber daya yang dimiliki organisasi: seperti sumber daya manusia, kemampuan ekonomi, informasi dan kompetensi. Kedua, proses kerja yang mencangkup keseluruhan (overall) proses fungsional atau departemen.dan ketiga, adalah kinerja (perfomance) yang menunjukan pada hasil yang dicapai selama ini.
Kualitas kerja dari organisasi biasannya sangat ditentukan oleh: Kualitas sumber daya manusia, Kualitas layanan, Ketersediaan sarana prasarana, Ketersediaan anggaran, Kesetrategisan Letak Kantor Perpustakaan. berkaitan dengan Kantor Perpustakaan Dan Arsip Daerah Kabupaten Karimun, maka hal-hal yang memiliki implikasi langsung terhadap pelaksanaan kegiatan perpustakaan dan merupakan komponen lingkungan internal untuk Perpustakaan Dan Arsip Daerah Kabupaten Karimun adalah: Sumber daya manusia, Kualitas pelayanan, Sarana prasarana, Angaran untuk kantor perpustakaan, Letak kantor perpustakaan. Sedangkan lingkungan ekternal menawarkan peluang sekaligus juga tantangan, Peluang adalah situasi penting yang menguntungkan dalam lingkungan perusahaan. Kecenderungan-kecenderungan penting merupakan salah satu sumber peluang. Yang termasuk komponen lingkungan eksternal adalah komponen ekonomi, sosial, politik, hukum, teknologi, pelangan, kompetisi, tenaga kerja, penyalur, dan komponen internasional.
Dari uraian tentang lingkungan ekternal diatas, maka dalam kaitannya dengan Kantor Perpustakaan Dan Arsip Daerah Kabupaten Karimun dapat disebutkan bahwa komponen lingkungan ekstenal untuk Perpustakaan Dan Arsip Daerah Kabupaten Karimun adalah: Ketersedian teknologi, Kondisi geografis Kabupaten Karimun.
Manfaat yang diharapkan dari analisis lingkungan, baik internal maupun eksternal antara lain, menghasilkan informasi yang sangat penting bagi kelangsungan dan kemakmuran organisasi, yakni informasi mengenai kekuatan dan kelemahan terkait dengan peluang dan ancaman yang dihadapi. Dengan demikian organisasi dapat terhindar menjadi korban lingkungan. Bahkan organisasi dapat mempersiapkan diriuntuk menghadapi masa depan.
b. Lingkungan Eksternal
Menurut Wheelen dan Hunger dalam Salusu (2000), lingkungan eksternal memiliki variabel-variabel yang bisa ditemukan dalam task environment atau dalam societal environment. Task environment adalah elemen-elemen atau kelompok-kelompok yang secara langsung dapat berinteraksi dan saling mempengaruhi dengan kegiatan organisasi; meliputi klien,konsumen,pemerintah,kelompok-kelompok kepentingan,para pesaing dan masyarakat. Sedangkan societal environment adalah elemen atau kelompok atau kekuatan yang sifatnya lebih umum,dan yang tidak secara langsung dapat mempengaruhi kegiatan organisasi dalam jangka pendek, namun dapat dan bahkan sering kali berpengaruh dalam jangka panjang,yang terdiri dari beberapa elemen sosiokultural, ekonomi, teknologi, hukum dan politik serta elemen ekologi.
Sehubungan dengan pemahaman diatas, maka lingkungan eksternal Kantor Perpustakaan Dan Arsip Daerah Kabupaten Karimun dalam pengembangan budaya baca adalah sebagai berikut :
�� Maka indikator persepsi masyarakat yang digunakan adalah :
1. Tingkat pemahaman masyarakat tentang perpustakaan;
2. Tingkat kepedulian masyarakat terhadap perpustakaan.
Teknologi merupakan elemen lingkungan yang paling berpengaruh terhadap ketidak seimbangan organisasi Salusu (2000:330). Unsur teknologi andalah unsur yang paling dinamis, sehingga para pengambil keputusan harus terus-menerus memantau perkembangannya serta dampak yang menguntungkan dan merugikan.
Untuk itu, lingkungan ekternal perpustakaan dalam aspek teknologi mengunakan variabel ketersediaan teknologi. Indikator yang digunakan adalah:
1. Kemampuan organisasi memanfaatkan teknologi;
2. Kemampuan organisasi menyediakan sarana teknologi sesuai kebutuhan organisasi;
3. Kemampuan organisasi mempersiapkan SDM sesuai perkembangan teknologi.
Kondisi ekologi mengambarkan karakteristik dari lingkungan fisik, antara lain iklim, geografis, polusi, sumber alam, serta masalah kepadatan penduduk. Pengaruh kondisi ekologi terhadap organisasi sangat besar, terutama misalnya terhadap organisasi pemerintahan, yang dibuktikan dengan berdirinya banyak badan serta pejabat-pejabat pemerintah untuk menanganinya. (Salusu; 2000, 333). Indikator keterjangkauan perpustakaan dari kecamatan adalah: Jarak tempat tinggal dengan layanan perpustakaan, Kemudahan akses tranfortasi menuju layanan perpustakaan.
Kantor Perpustakaan Kabupaten Karimun adalah unsur penunjang pemerintahh Daerah di bidang Pengelolaan Perpustakaan yang di pimpin oleh seorang kepala kantor yang berada dibawah dan bertanggung jawab kepada Kepala Daerah melalui Sekretaris Daerah. Dibentuk berdasarkan Peraturan Daerah Kabupaten Karimun 12 Tahun 2007 tentang Pembentukan Organisasi. Kantor perpustakaan Umum mempunyai tugas membantu Kepala daerah dalam Penyelengaraan Pemerintah dibidang Perpustakaan untuk menyelengarakan tugas dimaksud Kantor Perpustakaan Daerah Kabupaten Karimun mempunyai fungsi:
- Pelaksanaan Akuisisi dan Pengelolaan, dalam arti pengadaan, pengumpulan, pengolahan, penyimpanan, perawatan dan penyajian bahan pustaka, karya cetak serta rekam;
- Pelayanan kepada masyarakat;
- Pembinaan dan pemasyarakatan kepustakaan;
- Pelaksanaan urusan tata usaha dan rumah tugas.
Dalam rangka pengembangan tugas dan fungsinya, maka Kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah Kabupaten Karimun menyusun rencana Strategik dalam Renstra tersebut dijabarkan visi, misi dan kebijakan Kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah Kabupaten Karimun, akan diarahkan dan apa yang akan dicapai.
Visi Kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah Kabupaten Karimun:
“terwujudnya Perpustakaan sebagai layanan Informasi, Pendidikan, penelitian dan rekreasi untuk menunjang pengembangan minat dan budaya membaca dalam upaya penguasaan ilmu pengetahuan dan teknologi ( IPTEK ).”
Organisasi dapat terlaksana dan berhasil dengan baik sesuai dengan visi yang telah ditetapkan dengan misi diharapkan seluruh aparat dan masyarakat yang berkepentingan dapat mengenal Perpustakaan dan Arsip Daerah Kabupaten Karimun dan mengetahui peran dan tujuannya, serta hasil yang akan di peroleh dimasa yang akan datang. Misi Kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah Kabupaten Karimun adalah :
- Menyediakan, mengolah dan memelihara koleksi dan jenis layanan bahan pustaka (tercetak dan terekam) serta sumber-sumber informasi lainnya;
- Menyediakan dan mengembangkan bentuk dan jenis layanan perpustakaan;
- Mengusahakan sistem layanan yang tepat dan akurat melalui pemanfaatan teknologi informasi;
- Menyediakan sarana dan prasarana yang dapat menunjang pengembangan, pembinaan dan pendayagunaan Perpustakaan;
- Menyelengarakan urusan kerumahtanggaan instansi secara profesional dan akuntable;
- Meningkatkan pemasyarakatan perpustakaan, minat baca dan budaya baca.
Visi dan Misi yang ditetapkan oleh Kantor Perpustakaan Dan Arsip Daerah Kabupaten Karimun, tentu memerlukan tindak lanjut dalam pencapaiannya, hal tersebut dari tahun ke tahun senantiasa diusahakan melalui penetapan program dan kegiatan program jangka menengah maupun program jangka panjang (program tahunan). Sedangkan Kebijakan Kantor Perpustakaan Dan Arsip Daerah Kabupaten Karimun adalah:
- Menetapkan pencapaian target penyediaan bahan pustaka sampai dengan kurun waktu lima tahun meliputi bahan pustaka tercetak/buku dan bahan pustaka karya rekam beserta sarana dan prasarana lainnya;
- Menetapkan kebijakan pengembangan minat dan budaya baca secara terintegrasi di tingkat Kabupaten;
- Meningkatkan jenis dan jangkauan layanan perpustakaan bagi masyarakat;
- Menetapkan kebijakaan pengelolaan administrasi kantor secara profesional;
- Menetapkan kebijakan pemanfaatan teknologi informasi dalam mendukungmanajemen perpustakaan.
Tugas Pokok dan Fungsi
Berdasarkan Surat Keputusan Nomor 12 Tahun 2007 tanggal 30 April 2007 Bupati Karimun tentang Penjabaran Tugas Pokok dan Fungsi Perpustakaan Umum Kabupaten Karimun terdiri dari Sub Bagian Tata Usaha, Seksi Perpustakaan, Seksi Pelayanan Perpustakaan dan Seksi Arsip. Sedang tugas Perpustakaan Dan Arsip daerah Kabupaten Karimun adalah melayani masyarakat umum di bidang perpustakaan dan informasi serta memasyarakatkan perpustakaan. Sedangkan fungsi Perpustakaan Dan Arsip Daerah Kabupaten Karimun, antara lain adalah:
- Pelaksanaan penyusunan rencana dan program kebijaksanaan teknis di bidang
perpustakaan;
- Pengadaan, pengumpulan, pengelolaan, penyimpanan, peralatan dan penyajian buku perpustakaan.
Berdasarkan Surat Keputusan Nomor 12 Tahun 2007 tentang Penjabaran Tugas Pokok dan Fungsi Kantor Perpustakaan Dan Arsip Daerah terdiri dari:
a. Kepala;
b. Sub Bagian Tata Usaha
c. Seksi Perpustakaan
d. Seksi Pelayanan Perpustakaan dan arsip;
e. Seksi Arsip.
Seksi Arsip mempunyai tugas antara lain:
- Melaksanakan urusan Pengelolaan dan perawatan arsip;
- Melakukan kegiatan kearsipan, kegiatan pembinaan dan pengawasan kearsipan serta kegiatan pengembangan SDM;
- Melakukan pembinaan dan monitoring terhadap unit kearsipan yang ada dilingkungan kabupaten Karimun.
Dengan adanya Tugas Pokok Fungsi, maka Struktur Organisasi Kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah Kabupaten Karimun ditetapkan dengan Peraturan Daerah Nomor: 05 Tahun 2006, Susunan Kepegawaian, Sarana Prasarana dan Anggaran, Susunan Kepegawaian. Dalam menjalankan tugas Kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah Kabupaten Karimun jumlah pegawai saat ini sebanyak 45 orang.
Sarana Prasarana
Kondisi fisik gedung dan fasilitas yang ada di Perpustakaan dan Arsip
Daerah Kabupaten Karimun yaitu:
Status Tanah ; Milik Pemerintah Daerah
Luas Tanah ; Lebar 20,00 m / Panjang 30,00 m
Status Bangunan ; Milik Pemerintah Daerah
Luas Bangunan ; Lebar 17,50 m / Panjang 20,00 m
Nomor SK. Kepala Kantor ; KPTS.S2/VI/2007. Tanggal 23 Juni 2007
Untuk memenuhi kebutuhan pengelolaan bahan pustaka, maka dibutuhkan tata ruang sebagai fasilitas pendukung sarana dan prasarana.
Alokasi Anggaran dari APBD
Dalam setiap organisasi untuk menjalankan tugasnya diperlukan adanya dana. Perpustakaan Dan Arsip Daerah Kabupaten Karimun merupakan organisasi nirlaba atau organisasi yang tidak mencari keuntungan. Walaupun Perpustakaan Dan Arsip Daerah Kabupaten Karimun merupakan organisasi nirlaba namun untuk melaksanakan kegiatannya tetap memerlukan dana.
Namun begitu semua yang saya ceritakan diatas ini tidaklah terlepas dari hambatan yang mungkin muncul dalam pelaksanaan strategi dapat yang berasal dari lingkungan internal organisasi yang berupa kelemahan maupun dari lingkungan eksternal organisasi yang berupa ancaman. Tetapi secara keseluruhan hambatan yang mungkin muncul dalam pelaksanaan strategi pengembangan Perpustakaan Dan Arsip Daerah Kabupaten Karimun adalah persoalan SDM dan hambatan dalam proses perumusan kebijakan.
SDM di lingkungan pemerintah Kabupaten Karimun lebih bersifat pemberian dari Badan Kepegawaian Daerah, sehingga walaupun setiap instansi telah merencanakan kebutuhan SDM, baik jumlah maupun kualifikasi pendidikan yang dibutuhkan sesuai kebutuhan instansi, tetapi seringkali pemberian Badan Kepegawaian Daerah diluar kebutuhan
instansi.
Kualitas SDM yang ada di Perpustakaan Dan Arsip Daerah Kabupaten Karimun selama ini sudah dianggap baik. Sebagai instansi pelayanan, kualitas pelayanan yang diberikan sudah baik. Akan tetapi selain petugas pelayanan, karyawan juga harus mempunyai kemampuan yang professional, baik pelayanan maupaun administrasi. Sumber Daya yang memadai merupakan sektor yang penting dalam melaksanakan kebijakan publik, yaitu meliputi: staf yang memadai serta keahlian-keahlian yang baik untuk melaksanakan tugas-tugasnya, informasi yang relevan dan profesional, sehingga dapat mengimplementasikan
kebijakan dan melaksanakan pelayanan publik. Perpustakaan yang representatif, memberikan pelatihan, pendidikan, bea siswa D3, S1, S2 ilmu perpustakaan guna meningkatkan SDM yang professional.
Ditinjau dari faktor sumber daya manusia, maka implementasi rencana strategis diperlukan agar dapat melaksanakan kegiatan/program sesuai tugas pokok fungsi masing-masing. Hal ini penting karena menghindari timbulnya masalah antara unit-unit. Selain itu tidak ada kegiatan yang tumpang tindih dan cenderung menimbulkan kesemrawutan kegiatan yang sedang dan akan berjalan.
Salah satu sumber yang paling penting adalah jumlah staf yang banyak tidak menjamin suatu implementasi kebijakan berhasil. Hal ini disebabkan kecakapan yang dimiliki pegawai, namun kekurangan pegawai akan menimbulkan persoalan yang pelik menyangkut implementasi kebijakan yang efektif. Penyebabnya tidak terletak pada kurangnya pegawai, tetapi kurangnya kualitas SDM dan rendahnya motivasi para pegawai.
Hambatan ini berasal dari lingkungan eksternal organisasi, yaitu bagaimana upaya mempengaruhi atau keyakinan pejabat mengambil keputusan di daerah baik dari eksekutif maupun legislatif. Proses perumusan kebijakan terutama berkaitan dengan proses penentuan anggaran atau alokasi anggaran kepada kantor Perpustakaan Dan Arsip Daerah Kabupaten Karimun dalam program penegembangan perpustakaan.
Dukungan Dana merupakan kebutuhan yang mutlak harus penuhi. Dana atau Anggaran merupakan faktor eksternal yang utama dalam implementasi program kegiatan, tanpa adanya dukungan anggaran terutama dalam proses penyusunanannya, maka implementasi tidak dapat berjalan lancar.
Solusi dari permasalahan tersebut adalah Kantor Perpustakaan Dan Arsip Daerah Kabupaten Karimun harus mampu meyakinkan tim anggaran dan pembuat kebijakan tentang bagaimana suatu kegiatan akan dilaksanakan dan apa hasil yang akan diperoleh, melalui audiensi bersama pembuat kebijakan dan tim anggaran.
Kesimpulan
Dari beberapa hal diatas tadi maka dapat disimpulkan sebagai berikut:
“”Lingkungan internal yang mempengaruhi perkembangan Perpustakaan dan Arsip Daerah Kabupaten Karimun adalah:
a) kualitas sumber daya manusia,
b) kualitas layanan,
c) sarana prasarana,
d) anggaran untuk kantor perpustakaan dan
e) letak kantor perpustakaan.
Sedangkan faktor lingkungan eksternalnya adalah:
a) belum adanya ketersediaan teknologi,
b) kondisi geografis Perpustakaan dan Arsip Daerah Kabupaten Karimun,
c) dukungan instansi lain.
Demikian yang dapat saya sampaikan di sini ,semoga beberapa informasi tentang Strategi untuk membangun sebuah Perpustakaan yang memberikan informasi secara tepat,cepat dan akurat melalui sistem teknologi Informasi yang baik,dapat terlaksana, semoga juga para pihak yang saya sebutkan diatas dapat memberikan dukungannya.
akhir kata saya ucapkan terima kasih.
Oleh;
MUHAMMAD ZEN. SH.,MA
kantor Perpustakaan umum Kab.Karimun.
