Senin, 29 November 2010

Pengelolaan ARSIP


PENDAHULUAN
1.        Latar  Belakang  Masalah
Pengelolaan arsip yang baik dengan didukung peralatan yang memadai akan menciptakan suatu kondisi yang memenuhi standar mutu di bidang administrasi atau manajemen terutama di bidang kearsipan. Selain itu juga peralatan kearsipan yang memadai akan menciptakan suatu efektifitas dan efisiensi dalam suatu organisasi. Hal ini mengingat keberhasilan kegiatan manajemen kearsipan secara langsung dipengaruhi oleh peralatan yang digunakan untuk penyimpanan arsip dan efisiensi pemakaian peralatan tersebut.
Dalam penyediaan peralatan kearsipan juga perlu diperhatikan konsep   pengelolaan arsip yaitu arsip aktif, inaktif  dan statis, karena antara arsip aktif, inaktif dan statis memiliki perbedaan dalam penanganannya  maka peralatan yang diperlukan berbeda pula. Dalam daur hidup arsip dari mulai penciptaan arsip yaitu pengurusan surat, memerlukan peralatan antara lain: kartu-kartu filing yaitu kartu kendali, lembar disposisi, tickler file, kotak kartu, folder, guide berukuran kecil, rak sortir. Sedangkan untuk pemberkasan diperlukan peralatan antara lain: folder dan guide berukuran besar, almari arsip, filing cabinet, dan rak arsip. Peralatan yang diperlukan dalam penataan arsip inaktif selain folder, kotak kartu, ticker file, rak arsip dan boks arsip. Untuk arsip statis peralatan yang diperlukan hampir sama dengan peralatan arsip inaktif.
Dalam penyediaan peralatan selain konsep arsip perlu juga diperhatikan media rekam arsip itu sendiri sesuai dengan media teknologi yang digunakan pada saat penciptaannya. Penyediaan peralatan untuk arsip yang media rekamnya  non kertas atau audio visual harus bersifat  khusus mengingat karakteristik arsipnya yang beragam dan jauh lebih kompleks dibandingkan dengan arsip kertas. Adapun beberapa peralatan untuk arsip audio visual antara lain: Arsip foto untuk penyimpanannya menggunakan amplop lalu disusun dalam tickler file secara vertikal, arsip film penyimpanannya menggunakan can lalu disusun dalam rak arsip dan arsip video penyimpanan  menggunakan kaset video dan disusun dalam almari arsip atau laci. Namun dalam modul pengajaran  ini peralatan kearsipan lebih difokuskan kepada peralatan kearsipan konvensional.
Hal  yang terpenting dalam penyediaan peralatan arsip hendaknya diperhatikan benar bahwa peralatan yang dipilih dapat memenuhi kebutuhan yang diinginkan sehingga sanggup menjalankan fungsinya.

2.            Deskripsi Mata Ajaran
Mata ajaran Peralatan Kearsipan memberikan pengetahuan dan keterampilan penggunaan peralatan kearsipan baik peralatan keras maupun peralatan lunak dalam rangka pengelolaan arsip.

3.         Tujuan Pembelajaran Umum
Dengan mengikuti dan menyelesaikan mata ajaran ini diharapkan seluruh peserta diktat memiliki pengetahuan mengenai Peralatan Kearsipan baik peralatan keras maupun peralatan lunak.
 4.        Tujuan Pembelajaran Khusus
Setelah mengikuti dan menyelesaikan mata ajaran ini diharapakan seluruh peserta diklat dapat:
4.1         Mengetahui dan memahami peralatan keras dan peralatan lunak
4.2         Memahami tata cara penyimpanan arsip sesuai dengan peralatan yang digunakan
43.       Mempraktekan penggunaan peralatan kearsipan dalam rangka pengelolaan kearsipan

POKOK BAHASAN   I


KONSEP PERALATAN KERAS
1.1     Pengertian Peralatan Keras
Peralatan kearsipan (Filing Equipment) merupakan perangkat keras yang akan digunakan untuk menyimpan arsip. Memilih peralatan dan perlengkapan kearsipan merupakan dasar keberhasilan dan kesuksesan dalam pengelolaan arsip. Oleh sebab itu sebelum menentukan peralatan yang akan dipilih terdapat beberapa hal yang patut dipertimbangkan yaitu:
1. Jenis fisik arsip yang akan disimpan seperti textual (kertas) dan non textual (audio visual) termasuk ukuran, jumlah, berat dan kondisi fisik.
2. Frekwensi penggunaan arsip, seberapa sering arsip tersebut diakses.
3. Seberapa cepat arsip tersebut dapat ditemukan kembali (tingkat kecepatan dan ketepatan dalam retrival)
4. Lokasi dari fasilitas penyimpanan apakah sentralisasi atau desentralisasi. Misalnya salah satu keuntungan dari penanganan arsip secara sentral yaitu dapat menyeragamkan peralatan yang dipergunakan dalam hal ukuran, kapasitas, bentuk, kekuatan dan disainnya.
5.   Besarnya ruangan yang disediakan untuk penyimpanan misalnya untuk dapat menempatkan rak arsip tingkat.
6.   Tingkat perlindungan dan keamanan terhadap arsip yang disimpan.


1. 2      Jenis-jenis Peralatan keras
1.2.1   Almari Arsip (Lateral Type Filing Cabinet)


Sebagaimana almari yang kita kenal sehari hari, yang dimaksud dengan almari adalah kotak yang terbuat dari kayu atau besi baja, dilengkapi dengan daun pintu. Daun pintu pada almari arsip ada yang berengsel, pintu dorong dan pintu tarik kembali.
                           Gb 1: Almari Arsip (Lateral Filing Cabinet)

Almari arsip ini dapat digunakan untuk menyimpan arsip secara lateral (menyamping). Sebelum arsip-arsip dimasukan ke dalam almari,  terlebih dahulu dimasukan ke dalam map, snelhechter ataupun ordner. Arsip yang disimpan dalam almari arsip ini biasanya arsip-arsip aktif dan inaktif.


1.2.2  Filing Cabinet (Drawer Type Filing Cabinet)

       Filing cabinet adalah tempat menyimpan arsip yang berupa tumpukan laci terbuat dari kayu ataupun besi baja dan dilengkapi dengan gawang penggantung di sisi kiri kanannya.
Ukuran laci biasanya adalah 50 x 38 x 24 cm. Tumpukan laci pada filing cabinet berkisar antara 2 sampai dengan 10 laci, namun pada umumnya yang biasa digunakan filing cabinet berlaci 4. Penyimpanan arsipnya menurut susunan vertikal laci-laci filing cabinet dan dimulai dari atas ke bawah.
Arsip yang tersimpan di dalamnya terlebih dahulu dimasukkan ke dalam folder gantung dan disusun secara vertikal. Arsip yang tersimpan di dalam filing cabinet adalah arsip yang masih aktif. Karena sifatnya yang tertutup dan rahasia maka unyuk penyimpanan arsip aktif dianjurkan untuk


                          Gb. 2: Filing Cabinet (Drawer Type Filing Cabinet)
menggunakan peralatan yang aman. Aman di sini berarti dapat terhindar dari hal-hal yang dapat merusak arsip. Bahan filing cabinet yang aman untuk penyimpanan arsip aktif biasanya terbuat dari baja tahan api.

  1.2.3  Rak Arsip
Adalah almari tanpa daun atau dinding pembatas, berguna untuk menyimpan arsip-arsip inaktif dan statis  yang terlebih dahulu dimasukkan ke dalam ordner atau boks arsip. Ordner yang disimpan disusun secara lateral sehingga punggungnya yang memuat kode penyimpanan  mudah terlihat. Menurut ARMA International Guideline (1986:9) rak arsip ada 2 macam, yaitu rak bergerak dan tidak bergerak.
Adapun macam-macam rak adalah:
a.    Rak bergerak (Mobile Shelving Units)
Yaitu rak yang dilengkapi dengan roda pada kakinya sehingga mudah digerakkan dalam rangka membuka atau menutupnya. Cara menggerakannya/menggesernya dilakukan secara elektrik atau secara manual. Keuntungan penggunaan mobile shelving yaitu penyimpanan arsip lebih aman baik secara fisik maupun secara informasi karena dapat ditutup dan dikunci. Sedangkan kerugiannya yaitu harganya sangat mahal. Karena dalam pemilihan peralatan kita harus menganut prinsip aman dan murah (ARMA:9).




                                 Gb.3:Rak begerak (mobile shelving units)

b.   Rak tak bergerak (Static Shelving Units)
Yaitu rak yang tidak dilengkapi dengan roda pada kakinya, berbentuk seperti lemari tanpa daun dan dinding pembatas. Keuntungan jika menggunakan rak terbuka seperti ini selain harganya murah juga akan memudahkan penataan berkas dan penemuan kembali arsip, karena rak dalam keadaan terbuka. Sedangkan kerugiannya selain keamanan tidak terjamin juga cepat berdebu karena rak dalam keadaan terbuka. Kerugian yaitu  lain dapat memakan ruangan yang cukup banyak karena antara rak yang satu dengan yang lain diperlukan lorong atau jarak.
Penataan arsip dalam rak tak bergerak disusun secara lateral yaitu diletakan dari kiri atas kekanan  secara menyamping kemudian kembali kekiri bagian bawah (papan ke 2) dan seterusnya. Arsip yang disimpan dalam rak tak bergerak ini biasanya untuk arsip-arsip in aktif dan statis. Sebelum arsip tersebut disimpan pada rak tak bergerak  terlebih dahulu dimasukan  ke dalam folder dan boks.


                     Gb. 4: Rak tak bergerak (Static Shelving Units)


                                               
c. Rak Berputar (Rotary Units)  
Yaitu rak tempat penyimpanan arsip yang dapat diputar. Keuntungan menggunakan rak seperti ini adalah dapat menemukan kembali arsip secara cepat dan tepat selain itu juga ruangan yang diperlukan lebih sedikit dibandingkan apabila kita menggunakan mobile shelving atau static.




                         

          Gb.5 : Rak Berputar/ Rotary Unit


d. Rak Penyortir
Rak penyortir adalah rak yang berupa kotak-kotak, digunakan untuk  menyortir/menggolong-golongkan arsip-arsip sebelum disimpan. Atau dapat juga digunakan untuk menyortir atau menggolongkan surat-surat masuk sesuai dengan jenis dan alamat yang dituju.

                                                   Gb. 6: Rak Penyortir

 1.2.4 Rangkuman
            Peralatan arsip teridiri dari  almari arsip yang berfungsi untuk menyimpan arsip aktif maupun arsip in aktif. Almari arsip ini disebut juga lateral type filing cabinet karena penataan arsipnya disusun secara lateral atau menyamping.
            Filing cabinet berfungsi untuk menyimpan arsip-arsip yang masih dalam proses kerja atau masih aktif.  Almari ini disebut drawer type filing cabinet karena memiliki laci yang terdiri dari 2- 10 laci. Penataan arsipnya disusun secara vertikal atau tegak, oleh sebab itu folder yang digunakan  adalah folder gantung dimana arsip-arsipnya disusun secara tegak.
Rak arsip teridiri dari  rak bergerak (mobile shelving units), rak tak bergerak (static shelving units), rak berputar (rotary units), rak sortir. Rak bergerak dan rak tak bergerak berfungsi untuk menyimpan arsip-arsip yang inaktif dan statis. Sedangkan rak berputar (rotary) berfungsi untuk menyimpan arsip-arsip aktif  atau  inaktif. Sedangkan rak sortir berguna untuk menyortir/ menggolongkan surat-surat masuk atau menyortir/ menggolongkan arsip-arsip yang akan disimpan.

1.2.5 Test Formatif
I. Pilihlah salah satu jawaban yang paling tepat!
1. Tempat penyimpanan arsip yang penyususnannya secara vertikal/tegak
a.  Almari Arsip
b.  Filing Cabinet
c.  Rotary Units
d.  Mobile Shelving Units
2.  Mobile Shelving Units adalah tempat untuk penyimpanan arsip :
a.  Bergerak
b.  Tidak bergerak
c.   berputar
d.  Permanen
3.  Keuntungan apabila penyimpanan arsip menggunakan mobile shelving units diantaranya:
a.  Biaya murah
b.  Penemuan kembali arsip dapat secara cepat dan tepat
c.   Punggung odner terlihat jelas
d.  Arsip dijamin lebih aman karena rak arsip dapat dikunci
4. Alat penyimpanan arsip yang dapat dipurtar disebut
a.  Rotary Units
b.    Mobile Shelving Units
c.    Static Shelving Units
d.    Filing Cabinet

5.                                                     Drawer Type Filing Cabinet adalah lemari arsip yang mempunyai:
a.      Laci
b.      Pintu
c.      Roda
d.      Kaki

II. Essay
1. Jelaskan yang dimaksud dengan lateral type filing cabinet
2. Jelaskan pula yang dimakud dengan drawer type filing cabinet
3.  Sebutkan jenis-jenis rak yang anda ketahui.










POKOK BAHASAN II

KONSEP PERALATAN LUNAK



2.1 Pengertian Peralatan lunak
Perlengkapan kearsipan (supplies) merupakan perangkat lunak pendukung tersimpannya arsip yang tidak kalah pentingnya, selain peralatan arsip seperti tersebut diatas. Dalam memilih perlengkapan ada beberapa hal yang perlu dipertimbangkan antara lain:
1.   Apakah peralatan yang diperlukan siap ketika diperlukan
2.   Apakah perlengkapan cocok/sesuai dengan peralatan yang    tersedia
3.   Apakah kualitas perlengkapan sudah terbuklti baik kualitasnya
4.   Apakah  perlengkapan tersebut menunjang tingkat efisiensi sistem  kearsipan   
5. Bagaimana perbandingan harga perlengkapan yang satu dengan yang lain. Hal ini berkaitan dengan biaya yang akan dikeluarkan.
2.2.      Jenis-jenis Perlengkapan   
2. 2.1  Map Arsip (Folder)
             Folder adalah sarana tempat penyimpanan arsip kertas yang terbuat dari manila karton, memiliki bentuk sama seperti map dengan tab atau bagian menonjol disebelah kanan atas. Folder ini  bisa juga terbuat dari plastik tebal yang dilipat dan digunakan sebagai tempat untuk meletakkan arsip yang akan disimpan.Tetapi sebaiknya bahan folder terbuat dari lembar kertas manila karton.
            Berdasarkan Surat Keputusan Kepala Arsip Nasional RI No. 10/2000 tentang Standar Folder dan Guide bahwa ukuran  folder dibedakan atas folder besar dan folder kecil. Folder berukuran besar  memiliki ukuran panjang 26 cm dan  lebar 23 cm (26x23 cm) dan biasa digunakan sebagai tempat penyimpanan arsip kertas. Folder ukuran kecil memiliki ukuran panjang 11 cm dan lebar 10 cm  (11 x 10 cm) dan  biasa digunakan sebagai tempat penyimpanan kartu kendali atau kartu deskripsi.
Cara  penggunaan folder yaitu setiap  folder dapat  menampung arsip 3 cm atau   +  150 lembar  kertas dan setiap satu folder  digunakan untuk  satu  subyek atau satu berkas dengan maksimal 150 lembar. Folder biasanya diletakan pada posisi dibelakang guide/sekat dalam laci filing cabinet atau boks arsip.
Jenis-jenis map/folder sebagai berikut:
a.  Stofmap Folio (Map Berdaun)
                              Stofmap, yaitu map yang memiliki daun penutup pada bagian sisi-sisinya sebagai alat untuk mengamankan arsip yang ada di dalamnya agar tidak mudah jatuh. Map semacam ini cocok untuk  menyimpan surat yang masih dalam proses penyelesaian atau arsip aktif. Cara penyimpanan arsip dalam folder ini disusun secara horizontal (bertumpuk).









                 
               Gb.5 : Stopmap Folio (Map berdaun)
b.  Folder (Map Tanpa Daun)
           Map jenis ini hanya merupakan lipatan kertas/plastik tebal tanpa dilengkapi daun penutup pada sisi-sisinya. Folder ini memiliki tab di atas sebelah kanan yang berfungsi sebagai tempat untuk menuliskan kode/indeks. Folder semacam ini cocok untuk menyimpan arsip aktif, in-aktif dan statis. Arsip yang disimpan di dalam folder ini selanjutnya disimpan di dalam boks arsip. Cara penyimpanan arsip dalam folder ini  disusun secara vertikal (tegak).

Gb.6 : Folder Biasa
c. Folder gantung
Folder bergantung yaitu folder yang dilengkapi dengan besi peng-gantung, sehingga mudah dipasangkan pada laci bergawang pada filing cabinet. Selain itu pada sisi atasnya dilengkapi dengan tab untuk menuliskan kode dan indeks arsip yang tersimpan di dalamnya. Folder semacam ini cocok untuk menyimpan arsip aktif  dan cara penyimpan arsipnya disusunnya  secara vertikal.



  Gb.7: Folder Gantung



d.  Snelhechter (Map Penjepit)
Snelhechter adalah map yang dilengkapi dengan besi/plastik penjepit di dalamnya, sehingga arsip yang tersimpan di dalamnya tidak mudah jatuh. Dalam snelhechter tertentu arsip yang akan di simpan di dalamnya terlebih dulu harus dilubangi dengan perforator agar mudah dijepit dengan baik dan rapi.
Macam-macam snelhechter:
1). Dilihat dari ukurannya
a). Snelhechter folio, memiliki ukuran folio berguna untuk menyimpan arsip berupa surat-surat/dokumen-dokumen.

Gb.8: Snelhecter folio dan setengah folio

b). Snelhechter setengah folio, berbentuk lebih kecil, setengah folio. Berguna untuk menyimpan arsip-arsip berupa dokumen-dokumen perdagangan, misalnya kuitansi, faktur, wesel, dan sebagainya.
2). Dilihat dari ketebalan punggungnya
a). Snelhechter punggung sempit terbuat dari kertas tebal yang dilipat begitu saja, sehingga punggungnya sangat sempit. Cara menyimpan arsip di dalamnya secara horizontal (bertumpuk).
b).  Snelhechter punggung lebar terbuat dari kertas/plastik tebal yang dibuat sedemikian rupa sehingga punggungnya lebar (lebih kurang 1,5 cm). Dalam snelhechter semacam ini arsip-arsip disimpan secara lateral.
e. Portepel
Portepel yaitu map yang dilengkapi dengan tali sebagai pengaman arsip yang tersimpan di dalamnya.
f. Brief Ordner

Alat  ini sering hanya disebut ordner saja yaitu lipatan karton/ plastik tebal dengan punggung lebih kurang 5 cm dan terdapat besi penjepit di dalamnya. Arsip yang disimpan di dalamnya terlebih dulu harus dilubangi dengan perforator. Ordner ini selanjutnya disimpan di dalam almari arsip atau rak arsip secara lateral ( menyamping).
Gb.9: Brief Ordner


2.2. 2. Guide/Sekat Petunjuk
Guide/sekat petunjuk terbuat dari karton 2 mm lebih tebal dari bahan folder sehingga tidak mudah rusak. Guide  dibuat dalam bentuk segi empat dengan tonjolan di bagian atasnya yang disebut tab. Tab ini berguna untuk menuliskan masalah dan kode klasifikasi dari arsip yang berada dalam folder di belakangnya.
Fungsi guide adalah sebagai sekat /petunjuk dan pemisah antara kelompok masalah satu dengan lainnya, sesuai dengan daftar klasifikasi yang dipakai. Tata cara meletakkan guide adalah ditempatkan di depan folder yang memiliki masalah dan kode seperti yang tertulis pada tabnya.
Macam-macam guide:     
            a. Dilihat dari ukurannya
1). Guide ukuran besar (36 x23 cm)
Guide ini dipakai untuk memberi petunjuk atau sebagai tanda pemisah antara masalah yang satu dengan masalah yang lain pada arsip-arsip yang disimpan di dalam folder.
                2). Guide ukuran kecil (15 x10 cm)
                            Adalah guide yang digunakan untuk membatasi atau memberi petunjuk dalam penyimpan kartu, seperti kartu kendali, kartu indeks, kartu deskripsi dan sebagainya
b. Dilihat dari fungsinya/posisinya
               1). Guide Primer /sekat pertama
Guide primer dilengkapi dengan tab pada sisi atas sebelah kiri. Guna guide ini untuk menyekat antara kelompok primer (pokok  masalah).
2). Guide Sekunder/sekat keduaGuide sekunder dilengkapi dengan tab pada sisi atas di bagian tengah. Guna  guide ini adalah untuk menyekat antara kelompok sekunder (sub masalah).




Arsip

Folder

Guide I
Guide II
Guide III


 Gb. 11: Guide/sekat

3). Guide Tersier/ sekat ketiga
Guide tersier dilengkapi dengan tab pada bagian atas sebelah kanan kegunaan guide ini untuk menyekat antara kelompok tersier (sub-sub masalah).     
2.2.3  Boks Arsip
Berdasarkan SK KA ANRI No. 11/2000 tentang Standar Boks Arsip bahwa boks arsip mempunyai ukuran panjang 37 cm, lebar 19 cm dan tinggi  27 cm (37x 19x 27 cm) untuk boks arsip besar atau berukuran panjang 38 cm lebar 9 cm dan tinggi 27 cm (38x 9x 27 cm) untuk boks kecil, digunakan untuk menyimpan arsip in aktif atau statis yang terlebih dahulu di simpan di dalam folder biasa (tanpa penggantung). Selanjutnya folder-folder tersebut diatur secara vertikal (menyamping). Boks arsip terbuat dari beberapa lapis kertas medium bergelombang dengan kertas linier sebagai penyekat dan pelapisnya. Setiap boks memiliki lubang ventilasi udara untuk menjamin adanya sirkulasi udara.

Gb. 12: Boks Arsip

2.2.4  Almari Kartu / Kotak Kartu
Kartu kendali, kartu index dan kartu-kartu lainnya, tidak boleh disimpan secara sembarangan. Seperti arsip kartu-kartu ini juga harus disimpan secara sistematis sehingga akan mudah untuk ditemukan kembali. Untuk itu harus disediakan kotak/almari kartu sebagai tempat penyimpanannya. 
Macam-macam kotak/almari kartu adalah:         
a. Card Index Cabinet
Card index cabinet adalah tempat menyimpan kartu indeks secara horizontal pada kantong kantong yang telah disediakan dalam tiap-tiap lacinya. Kartu disimpan secara horizontal. Card index cabinet ini berupa tumpukan laci yang biasanya setinggi delapan sampai 15 buah.

        
Gb.13: Card Index Cabinet
         b. Card Cabinet
Card cabinet adalah tempat menyimpan kartu secara vertikal bentuknya dapat menyerupai alamari berdaun maupun filing cabinet.

c. Kotak Kartu
Kotak kartu adalah kotak untuk menyimpan kartu-kartu filing  (kartu indeks, kartu kendali dll) yang disusun secara vertikal.


d. Tickler File
Tickler file adalah kotak terbuat dari kayu atau besi baja yang dilengkapi dengan lembaran tanggal (31 buah), bulan (12 buah), dan tahun. Tickler file ini digunakan untuk menyimpan lembar disposisi, bon pinjam arsip atau kartu-kartu lain yang memiliki tanggal jatuh tempo.


Gb.14:   Tickler File
Setiap pagi kartu tanggal di geser sehingga tanggal terdepan adalah tanggal pada hari itu. Dengan demikian memudahkan bagi petugas arsip untuk memeriksa dan menagih surat ataupun arsip yang telah jatuh tempo untuk dikembalikan oleh peminjam. Fungsi utama alat ini adalah sebagai alat pengingat bagi petugas arsip.



2.2.5  Kartu-kartu filing
a. Indeks
Kartu indeks berbentuk seperti guide kecil dan dilengkapi dengan tab di sebelah kanan atas, fungsinya sebagai alat bantu untuk menemukan lokasi penyimpanan arsip dengan cepat dan tepat bila instansi menggunakan filing sistem subjek, nomor, dan tanggal.
            Tab pada kartu indeks ditulis dengan abjad dari kode indeks/caption dari nama orang/organisasi alamat atau pengirim surat. Berdasarkan kartu tersebut kartu ini akan disimpan dengan cara vertikal dan diurutkan secara alfabetis.
                       
         Contoh Kartu Indeks


Indeks/Caption    :

Kode/Tgl Simpan                :

Perihal                    :

No/ Tgl Surat        :

Lihat Pada            :
 
 







b. Lembar peminjaman arsip
Bon pinjam arsip adalah lembaran yang berupa formulir peminjaman arsip. Lembaran ini harus diisi oleh peminjam arsip pada saat akan meminjam arsip. Lembar bon pinjam arsip dibuat rangkap tiga dengan tujuan lembar pertama disimpan pada tempat penyimpanan arsip yang dipinjam sebagai pengganti arsip tersebut (out slip), lembar kedua untuk peminjam sebagai bukti peminjaman dan lembar ketiga untuk petugas arsip. Selanjutnya lembar ketiga ini akan disimpan di dalam tickler file, dandiletakkan sesuai dengan tanggal jatuh tempo pengembaliannya

 Contoh Lembar Peminjaman Arsip

LEMBAR PEMINJAMAN

ARSIP NO : ......../.......
Nama/jabatan         :

Unit Kerja     :

Jenis Arsip             :

Isi Arsip        :


Kode Klasifikasi Arsip   :

Indeks          :

Jumlah                  :



Mengetahui/menyetujui, (Tandatangan )

Peminjaman
 (Tanda tangan dan nama jelas)

Tanggal Peminjaman : ............

Tanggal Kembali : ............

Paraf Tanda Peminjaman

Paraf Tanda kembali




c. Out Indikator

Dalam peminjaman arsip selain digunakan bon pinjam arsip juga diperlukan  out indikator yaitu alat untuk mengganti arsip yang dipinjam. Jenis out indikator  adalah:
1). Out Guide untuk mengganti folder yang diambil (dipinjam) terbuat dari kertas yang agak tebal dengan label OUT di tab nya.
2). Out Sheet untuk mengganti arsip yang dipinjam ( diletakkan di folder di mana arsip itu diambil), terbuat dari kertas biasa, ukuran dan bentuk sama dengan out guide.

Contoh Out Indikator

NO.
NAMA PEMINJAM
KODE ARSIP
TANGGAL
PARAF



PINJAM
KEMBALI
PINJAM
KEMBALI





























d. Kartu Kendali
        Kartu kendali dibutuhkan bagi instansi/organisasi yang menggunakan pengurusan surat masuk maupun surat keluar dengan menggunakan Sistem Pola Baru. Ukuran kartu kendali 15 x10 cm terdiri minimal 3 lembar. Lembar pertama berfungsi sebagai sebagai pencatat surat, lembar kedua sebagai pengganti arsip sementara arsip yang sesungguhnya masih berada di unit pengolah dan lembar ketiga berfungsi sebagai alat untuk mencari arsip yang berada di unit pengolah. Kartu kendali digunakan sebagai sarana untuk pencatatan/pengurusan surat dinas penting.

Contoh Kartu Kendali


INDEKS:
Tgl:
No.Urut                 M/K
         Kode:
Isi Ringkas :
Lampiran  :
Dari  :
Kepada :
Tanggal  :
No. Surat:
Pengolah:
Paraf:
Catatan:

e.  Lembar Disposisi
Lembar disposisi adalah lembar blanko yang digunakan oleh pimpinan untuk menuliskan instruksi/perintah berkaitan dengan pengolahan surat masuk. Disposisi dibuat oleh pimpinan rangkap dua, lembar pertama untuk pelaksana pengolah surat dan lembar disposisi kedua untuk tata usaha pengolah. Oleh tata usaha pengolah lembar disposisi ini akan di simpan di dalam tickler file sesuai dengan tanggal penyelesaian suratnya. Apabila pada tanggal yang ditentukan surat di pelaksana belum dikembalikan, maka tata usaha dapat menagihnya.




  Contoh Lembar Disposisi
Indeks  :
Kode:
Tanggal/Nomor          :
Asal                            :
Isi Ringkas                 :
Diterima Tanggal      :





Tanggal Penyelesaian
Isi Disposisi
Disalurkan :
Kepada :
Paraf:
1.
2.
3.
4.


Sudah digunakan harap dikembalikan:
 Kepada:
Tanggal:

f. Kartu Tunjuk Silang
Kartu tunjuk silang adalah kartu yang ukurannya hampir sama dengan ukuran kartu kendali, fungsinya merupakan catatan yang dapat menunjukan keterkaitan informasi arsip dengan file atau berkas lain. Kartu tunjuk silang digunakan apabila:
1.    Ada arsip yang mempunyai dua masalah atau lebih
2.    Apabila ada pergantian nama (orang, organisasi/perusahaan, nama tempat)
3. Jika ada surat yang lampirannya bukan merupakan surat, melainkan disket, buku atau lainnya.

 

Contoh Tunjuk Silang

 






                                                           

2.3    Perlengkapan Pendukung
Selain   peralatan   dan   perlengkapan   seperti  tersebut  di   atas,   ada perlengkapan lain yang juga harus disediakan yaitu:        

2.3.1 Stempel Surat
a.  Stempel agenda
Stempei/cap agenda berisi tanggal penerimaan surat, nomor agenda, tanggal diteruskan, dan tanda tangan. Cap ini dibubuhkan pada bagian surat yang kosong dari surat masuk.

b. Stempel sifat surat
Cap ini digunakan untuk memberi tanda tentang sifat surat, seperti penting, rahasia, dan biasa.
c.  Stempel derajat surat  
Cap yang digunakan untuk menandai tingkat kecepatan penanganan surat, seperti segera, amat segera, dan lain-lain.
2.3.2  Perforator
Alat yang  digunakan  untuk  melubangi  kertas,  sehingga  arsip-arsip tersebut dapat disimpan di dalam snelhechter atau order dengan baik dan rapi.

2.3.3 Remover
Alat yang digunakan untuk melepas stapler dari kertas karena akan dapat menimbulkan karat dan menyebabkan kerusakan pada arsip. Selain itu juga diperlukan paper clip plastik, stapler dan peralatan lainnya dalam rangka memperlancar kerja kearsipan.

2.4  Rangkuman

Selain peralatan kearsipan ada beberapa jenis perlengkapan yang harus disediakan diantaranya folder yang digunakan sebagai tempat/wadah untuk menyimpan arsip kertas. Jenis-jenis folder  di antaranya stof map folio/ folder berdaun, folder biasa/tanpa daun, folder gantung, snelhechter/map penjepit, portepel dan  brief ordner. Sedangkan guide merupakan sekat atau petunjuk antar kelompok/masalah yang satu dengan yang lain. Ada dua jenis ukuran guide yaitu ukuran besar 36x23 cm, dan ukuran kecil 15x10 cm yang berfungsi untuk memberi petunjuk atau membatasi kartu-kartu filing.
Peralatan lain yang tidak kalah pentingnya adalah boks arsip yang berfungsi sebagai tempat penyimpanan arsip in aktif dan statis setelah arsip-arsip tersebut dimasukan terlebih dahulu ke dalam folder. Ukuran boks besar 37x19x27 cm dan ukuran boks kecil 37x9x27 cm. 
Sedangkan almari kartu/ kotak kartu digunakan untuk menyimpan kartu-kartu filing seperti kartu indeks, kartu kendali dan kartu-kartu lainnya. Ada beberapa jenis almari kartu/ kotak kartu di antaranya Card Index Cabinet, Card Cabinet, Kotak Kartu dan Tickler File. Peralatan lainnya adalah rak sortir yang berfungsi  untuk menyortir arsip berdasarkan kelompok masalahnya.
Peralatan pendukung lainnya adalah stempel surat, perforator, remover, clip paper dan stapler.  


2. 5 Test Formatif 
         I. Pilihlah salah satu jawaban yang paling tepat!   
1. Untuk penyimpanan arsip dalam filing cabinet diperlukan folder:
a. Brief odner
b. Folder gantung
c. Folder berdaun/ stofmap folio
d. snellhecter

2. Guide yang berfungsi sebagai pembatas sub-sub masalah adalah guide:
a. Primer
b. Sekunder
c. Tersier
d. Pertama
3. Out Indikator adalah untuk mengganti arsip yang sedang dipinjam. Adapun alat untuk mengganti folder yang sedang dipinjam adalah:
a. Out Guide
b. Out Sheet
c. Out Folder
d. Out Slip

4.   Alat yang digunakan untuk melubangi kertas agar dapat disimpan di dalam brief odner:
a. Remover
b. Perforator
c. Cliep paper
d. Stapler

5. Stempel yang digunakan untuk memberi tanda bahwa surat tersebut itu  penting, rahasia, dan biasa diperlukan stempel:
a. Agenda
b. Sifat surat
c. Derajat surat
d. Alamat surat
                                                                         
II. Essay
  1. Sebutkan jenis-jenis folder yang anda ketahui
  2. Sebutkan jenis-jenis kartu filing
  3. Apa yang dimaksud dengan Card Index Cabinet


BAB III
TATA CARA PENYIMPANAN ARSIP

Terdapat beberapa cara penyimpanan arsip dalam peralatan filing diantaranya adalah:

3.1 Horizontal
Cara penyimpanan horizontal adalah arsip disusun dengan cara ditumpuk ke atas. Cara seperti ini dilakukan bila arsip tersebut dimasukan ke dalam stofmap/map berdaun. Selanjutnya map-map tersebut akan ditumpuk dan dimasukan ke dalam almari arsip.





Penyimpanan Secara Horizontal

3.2  Vertikal 
Cara penyimpanan arsip secara vertikal adalah arsip-arsip diletakkan secara tegak dalam folder baik folder biasa ataupun folder bergantung. Arsip-arsip yang disusun secara vertikal dalam folder biasa/tanpa daun selanjutnya dimasukan ke dalam boks. Demikian pula arsip yang disusun secara vertikal dalam folder bergantung selajutnya disimpan dalam laci filing cabinet.



Penyimpanan Secara Vertikal

3.3  Lateral
Cara penyimpanan arsip secara lateral adalah dengan cara arsip diletakkan pada snelhechter punggung lebar atau ordner. Selanjutnya snelhechter dan ordner tersebut diatur secara tegak dengan punggung yang terlihat dengan jelas. Posisi arsip/surat diletakkan secara tegak dengan bagian atasnya sejajar dengan bagian atas snelhechter atau ordner.


Penyimpanan Secara Lateral



3. 4      Rangkuman
Terdapat beberapa cara penyimpanan/ penyusunan arsip yaitu horizontal yang penyusunan arsipnya secara bertumpuk dengan menggunakan stofmap folio/map berdaun. Sedangkan penyusunan arsip secara vertikal arsip-arsip disusun dengan cara berdiri/tegak oleh sebab itu folder yang digunakan adalah folder bergantung. Penyimpanan secara lateral atau menyamping biasanya menggunakan brief ordner berpunggung lebar.

3. 5      Test Formatif

I. Pilihlah salah satu jawaban yang paling tepat !
1.  Apabila arsip-arsip disimpan dalam filing cabinet akan disusun secara
a. Horizontal
b. Lateral
c. Vertikal
d. Diagonal

2.  Folder yang digunakan dalam penyusunan secara horizontal adalah
a. Stofmap berdaun
b. Stofmap biasa
c. Folder bergantung
d. Brief odner

3. Penyimpanan arsip pada almari berpintu akan disusun secara
a. Horizontal
b. Lateral
c. Vertikal
d. Diagonal

4.   Penyusunan arsip secara lateral arsip-arsp akan diletakan
a. Berdiri
b. Bertumpuk
c. Menyamping
d. Tertidur

5.   Folder yang digunakan dalam penyusunan secara lateral adalah
a. Stofmap berdaun
b. Snelhechter
c. Folder bergantung
d. Brief odner

II. Essay
1.       Jelasakan yang dimaksud dengan penyimpanan secara lateral dan peralatan apa saja yang cocok digunakan dalam penyusunan secara lateral.
2.    Apa yang dimaksud dengan penyimpanan secara vertikal, jelaskan!
3. Sebutkan peralatan yang cocok untuk penyimpanan arsip yang disusun secara horizontal.




Tidak ada komentar:

Poskan Komentar