PERAN MULTIMEDIA DALAM BIDANG KEARSIPAN[1]
I. PENDAHULUAN
Pada era informasi saat ini sebagian masyarakat hidup dengan cara mengelola dan menghasilkan informasi. Dengan kata lain, masyarakat mendapatkan penghasilan dari pekerjaan-pekerjaan mengumpulkan, memproses, serta menyebarluaskan informasi. Sehingga tidak dapat dipungkiri besarnya peran teknologi informasi, dalam hal ini pengunaan teknologi modern dan multi media dalam pengumpulan, pengolahaan, penyimpanan dan penemuan kembali, serta mengkomunikasikan informasi.
Sebelum kita membahas peran multi media dalam bidang kearsipan, ada baiknya kita lihat definisi dari multi media. Dalam Kamus Besar Bahasa Indonesia definisi multi adalah 1. Banyak, lebih dari satu ; 2. Berlipat ganda, definisi media adalah 1. Alat ; 2. Alat (sarana) komunikasi seperti koran, majalah, radio, televisi, film, poster dan spanduk. Sedangkan definisi dari multi media itu sendiri adalah berbagai jenis sarana. Dari definisi tersebut diatas dapat kita batasi pengertian multi media pada makalah ini adalah hanya yang berhubungan dengan sarana atau media penyimpanan dan penyajian informasi.
Lalu bagaimana hubungannya dengan bidang kearsipan ? Arsip sesungguhnya merupakan informasi terekam pada media tertentu dan keberadaanya lahir dari pelaksanaan fungsi instansi atau organisasi yang bersangkutan. Dalam UU No. 7 Tahun 1971 tentang Ketentuan-ketentuan Pokok Kearsipan menyebut adanya keanekaragaman corak arsip. Adapun jenis yang paling umum adalah: arsip tekstual atau yang bermediakan kertas. Dalam perkembangan masa dan teknologi media penyimpanan data terus berkembang pula. Saat ini dikenal arsip citra statik (foto), citra bergerak, suara, dan lain sebagainya.
Jadi sarana penyimpanan arsip tidak hanya media kertas saja tetapi dapat pula disimpan pada media nonkertas. Disinilah peran multi mudia mulai dirasakan dalam bidang kearsipan. Selain sebagai sarana penyimpanan arsip juga merupakan sarana komunikasi informasi.
II. JENIS-JENIS ARSIP NON-KERTAS
Jenis media rekam arsip non-kertas, secara garis besar bisa dibedakan menjadi tiga bagian, yaitu: arsip audia-visual, arsip bentuk mikro, dan arsip elektronik.
A. Arsip Audio-visual (arsip pandang dengar)
Dalam literatur kearsipan internasional arsip jenis ini dikenal dengan audio visual record/ archives. Namun, demikian pengalaman beberapa negara pembagian arsip jenis ini secara berbeda-beda. Arsip Nasional Canada, contohnya, hanya membagi arsip audio visual menjadi tiga bagian, yaitu: motion picture film, magnetic tape, dan discs. Sedangkan Association of Moving Image and Archivist menyebutkan jenis-jenis audio visual adalah: film, filmstrips, microfilm, slides, magnetic tapes, videograms (videotapes and videodiscs) optically readable laser disc, audio-visual broadcasting. Di Indonesia, secara formal pembagian jenis arsip pandang dengar terdiri dari: arsip citra bergerak, arsip gambar statik, dan arsip rekaman suara.
1. Arsip Citra Bergerak
Arsip citra bergerak (moving images/visuals) adalah arsip yang isi informasinya terekam di dalam media citra bergerak, seperti: film gambar hidup (motion picture) dan video, yang diciptakan dengan teknik dan peralatan khusus. Secara umum arsip jenis ini bisa dibagi menjadi:
a. Arsip Film, dimana informasinya berupa citra bergerak (moving image), terekam dalam rangkaian gambar fotografik dan suara pada bahan dasar film. Penciptaannya menggunakan rancangan teknis dan artistik dengan peralatan khusus. Beberapa jenis arsip film antara lain: film dokumenter, film features, dan lain-lain.
b. Arsip video, dimana informasinya berupa citra bergerak, terekam adalam rangkaian fotografik dan suara pada pita magnetis yang proses penciptaannya mendudukan media berteknologikan elektronik.
Dalam kategori arsip ini dibedakan menjadi dua macam, yaitu: (1) video arsip asli; dan (2) copy arsip video. Video arsip asli (original records) merupakan video yang digunakan pengambilan gambar sebelum melalui tahap editing. Copy arsip video adalah copy dari original material yang digunakan sebagai pengamanan. Berdasarkan jenis fisiknya, arsip video dapat digolongkan menjadi:
- video tape berbentuk pita reel;
- video disk berbentuk piringan
- video cassette berbentuk kaset atau cartridge
2. Arsip Gambar Statik
Arsip gambar statik adalah arsip yang informasinya berupa citra diam (still visuals/ images), tidak bergerak. Termasuk dalam kategori ini adalah: foto, slide, gambar, dan postes.
3. Arsip Rekaman Suara
Arsip yang informasinya terekam dalam sinyal suara dengan menggunakan sistem perekam tertentu. Proses perkembangannya secara singkat adalah:
- 1887 Thomas Alpha Edisson menciptakan phonograph;
- 1920 muncul gramaphone
- 1960 muncul kaset (cartridge) yang berbahan dasar magnetic tapes.
- 1980-1985 muncul digital audio tapes.
Secara kualitas magnetic tapes yang muncul tahun 1960-an kurang baik dibandingkan dengan informasi yang terekam dalam open reel to reel tapes, yang menggunakan bahan dasar sama, namun ketebalannya berbeda, lebih tebal.
B. Arsip elektronik
Arsip elektronik ini sering kali disebut dengan arsip komputer atau sebaliknya. Arsip elektronik adalah arsip yang berisi rekaman informasi tentang suatu aktivitas atau transaksi yang diciptakan dengan menggunakan media komputer. Oleh karena itu arsip jenis ini juga disebut dengan arsip yang berbasis komputer (computer based record).
Arsip jenis ini tidak bisa dibaca dengan mata telanjang, dan harus menggunakan komputer, maka arsipnya sering disebut dengan arsip bacaan mesin (machine readable archives). Akhirnya bisa disimpulkan bahwa arsip elektronik/komputer adalah bukan hasil cetak (print out) atau hard copy dari suatu data yang dibuat menggunakan komputer, namun berupa punched card/tape, magnetic drum/tapes, hard disk, floppy disk, dan sebagainya.
1. Jenis arsip elektronik
Ketika membicarakan arsip-arsip elektronik ada beberapa hal yang kita pikirkan. Pertama, media penyimpannya, dan yang kedua adalah: teknologi yang digunakan. Dari segi fisik media penyimpannya, arsip elektronik terdiri dari:
- punched card/tapes;
- magnetic drum/tapes;
- hard disk;
- floppy disk, dll.
Dari segi teknologi yang dipakai dapat dibagi menjadi dua bagian, yaitu: teknologi hardware, dan software. Pada dasarnya informasi yang terkandung dalam suatu media penyimpan dapat dibagi menjadi dua golongan, yaitu:
a. Informasi yang diciptakan dengan menggunakan aplikasi perangkat lunak komputer, seperti: word processing, spread sheet, graphic,desktop publishing, dan sebagainya;
b. Informasi yang berbentuk data base dan diolah oleh seorang data base manager.
2. Arsip bentuk mikro
Microform (arsip dalam bentuk mikro) adalah media yang berisi miniatur atau image berbentuk mikro. Arsip yang disimpan dalam bentuk microform sering disebut sebagai micro records.
Micrographic adalah istilah yang mengacu pada prosedur penciptaan, penggunaan, dan penyimpanan micro records. Beberapa alasan menggunakan arsip dalam bentuk mikro adalah:
a. Dapat menghemat ruangan 98% dibanding dengan menyimpan arsip kertas;
b. Lebih ekonomis 98%, apabila dikirim melalui pos dibanding dengan arsip kertas;
c. 10 kali lebih murah dibanding dengan menggunakan optical disk system.
Beberapa jenis “microform” yang dikenal di Indonesia adalah:
a. Mikrofilm
Pada dasarnya merupakan salinan fotografis dalam bentuk lebih kecil atau merupakan miniatur dari gambar atau teks yang terekam dalam media rol film yang penciptaannya dengan menggunakan alat fotografi. Ukuran rool filmnya bisa: 16 mm, 35 mm, dan 105 mm, dan mungkin juga dibuat dari film sumber dokumen atau output komputer.
b. Microfische
Merupakan lembaran film yang berisi banyak miniatur gambar atau citra dalam suatu pola/kisi (frame). Ukuran microfische banyak jenisnya, namun yang umum adalah: 6 x 4 inchi dan ukuran terdekat adalah: 105 x 148 mm. Ukuran ini menyimpan 98 halaman dokumen/fische (dengan 24 kali pengecilan).
c. Jacket
Bahan dari plastik transparan untuk memuat strip microfilm. Area horisontal dimana strip film disimpan disebut sebagai channel atau jalur. Jacket terdiri dari berbagai ukuran untuk ukuran film berisi 16 mm atau 35 mm. Bahan plastik ini disimpan dalam bentuk kartu. Kartu-kartu itu biasanya dicetak lebih dahulu informasi khusus yang diperlukan, misalnya: judul. Microfilm yang disimpan dalam jacket dapat diduplikasi atau digandakan. Duplikasi jacket adalah salah satu bentuk dari microfische. Copy duplikasi jacket atau microfische bagaimanapun tidak dapat diubah isinya.
d. Micro Opaque
Lembaran kertas yang tidak tembus cahaya, yang berisi banyak images berukuran mini dalam suatu pola garis atau frame yang sangat sama dengan microfische. Keuntungannya adalah: setiap sisi dari micro opaque dapat diisi dengan beberapa images lainnya. Hampir tidak mungkin media ini diduplikasi dan memerlukan intensitas penerangan yang sangat tinggi untuk melihatnya.
3. Arsip kartografik dan kearsitekturan
Arsip kartografik adalah arsip yang di isi informasinya tertulis dalam bentuk grafik atau foto metrik. Termasuk dalam kategori arsip ini adalah: peta, denah, dan lain-lain. Arsip-arsip kartografik yang tercipta sebelum tahun 1980-an biasanya terekam dalam media kertas dengan ukuran non-standar. Namun, karena perkembangan massa arsip-arsip jenis ini memiliki jenis arsip non-kertas, yang terekam dalam media digital dengan bantuan komputer sebagai alatnya.
Arsip kearsitekturan adalah jenis arsip yang di dalamnya terkandung informasi yang berhubungan dengan kearsitekturan, misalnya: arsip cetak biru (blue print) pembangunan gedung/bangunan sejarah, dan lain sebagainya. Seperti halnya arsip peta, arsip jenis ini juga tersentuh oleh perkembangan teknologi, sehingga ada yang terekam dalam media digital dengan bantuan komputer, baik sebagai alat penciptaan maupun dalam rangka penggunaan, pemanfaatan, dan penemuan kembali.
III. ORGANISASI DAN TATA LAKSANA PENATAAN ARSIP NON-KERTAS
A. Asas penataan arsip non-kertas
Penataan arsip non-kertas merupakan totalitas kegiatan yang diperlukan untuk menjamin tersedianya arsip, agar bisa dengan segera digunakan dan dimanfaatkan, baik dalam rangka mendukung kegiatan organisasi yang bersangkutan maupun dalam rangka pemanfaatannya untuk kepentingan lain. Pada prinsipnya penataan arsip jenis ini tidak terlepas dari kegiatan penataan arsip secara keseluruhan.
Pada umumnya arsip non-kertas tercipta sebagai related document, artinya penciptaannya menjadi bagian dari arsip tekstual atau arsip lainnya, walaupun tidak menutup kemungkinan arsip non-kertas tercipta berdiri sendiri dan tidak ada hubungannya dengan arsip lainnya. Oleh sebab itu, penataan arsip jenis ini juga berlaku prinsip-prinsip penataan yang diterapkan pada arsip tekstual. Hanya karena arsip jenis ini memiliki sifat, karakteristik, dan media rekam yang berbeda dengan arsip kertas, maka cara penanganannya memerlukan ketelitian yang lebih dibandingkan penanganan arsip kertas.
B. Tujuan penataan arsip non-kertas
Tujuannya adalah melindungi fisik arsip agar tahan lama, menghindarkan dari kerusakan, dan mudah dalam penemuan kembali secara cepat, tepat, dan lengkap. Hal-hal yang perlu dilakukan dalam rangka mencapai tujuan tersebut, adalah:
1. Menyimpan dan memelihara arsip terhadap kerusakan, kehancuran, dan kehilangan. Hal ini erat kaitannya dengan tata ruang, perlengkapan kearsipan dan prosedur tetap yang mendukung sistem kearsipan secara keseluruhan;
2. Mengatur arsip, sehingga penemuan kembali dapat terlaksana dengan cepat, tepat, dan lengkap. Hal ini berkaitan dengan penataan arsipnya;
3. Mengatur suhu dan kelembaban ruang penyimpanan arsip, apalagi arsip non-kertas sangat sensitif terhadap suhu dan kelembaban tempat penyimpanan arsip;
4. Menjaga kebersihat ruang penyimpanan arsip agar terhindar dari hama yang mengganggu arsip;
5. Mengatur tata ruang seefisien dan seefektif mungkin, disesuaikan dengan volume arsip;
6. Mengatur tata kerja dalam melayani arus keluar masuk arsip dengan baik.
C. Organisasi dan tata laksana penataan arsip non-kertas
Beberapa hal yang perlu dilaksanakan dalam pengorganisasian dan penatalaksanaan arsip non-kertas, adalah:
1. Menetapkan unit kerja yang bertanggung-jawab dan berwenang mengelola arsip non-kertas;
2. Menentukan dan menetapkan uraian tugas unit kerja yang memiliki tanggung-jawab dan kewenangan dalam mengelola arsip non-kertas;
3. Menentukan dan menetapkan kualifikasi pejabat/staf yang bertugas dan berwenang dalam menangani arsip non-kertas;
4. Menentukan dan menetapkan uraian tugas staf atau pejabat yang bertugas dan berwenang menangani arsip non-kertas;
5. Menentukan dan menetapkan kualifikasi staf atau arsiparis yang bertugas dalam mengelola arsip non-kertas, dan menentukan dan menetapkan uraian tugasnya;
6. Menentukan dan menetapkan berbagai prosedur tetap yang berlaku dalam mengelola/menata arsip non-kertas.
III. KESIMPULAN
Peran multi media cukup besar dalam bidang kearsipan khususnya dalam hal penyimpanan data dan penyampaian informasi, selama ini masyarakat di Indonesia hanya mengenal media penyimpanan arsip dalam bentuk media kertas. Dari pemaparan diatas dapat ditarik kesimpulan bahwa arsip non kertas adalah arsip yang informasinya terekam dalam bentuk dan karekteristik yang bersifat khusus diluar arsip yang tersimpan dalam media teksual atau kertas. Untuk media arsip non kertas diperlukan keahlian khusus dalam mengidentifikasi arsip. Ada beberapa pertimbangan yang harus di perhatikan dalam penggunaannya seperti biaya yang tersedia, ruangan yang dapat dimanfaatkan, jenis arsip yang akan disimpan, frekuensi penggunaan arsip dan tingkat pengamanan terhadap arsip yang disimpan.
DAFTAR PUSTAKA
ARMA, An Introduction to Record and Information Management, 1993, Kansas.
Ellis, Judith (editor), keeping Archives, Second Edition, Melbourne ; D.W. Thorpe and The Australian Society of Archivist.
Paranti, Julianti, L (1989), Serbaneka Informasi ; Komputer dan Arsip (I, II, III) dalam Berita Arsip Nasional RI, Jakarta, ANRI, 1989.
Poerwadarminta, W.J.S. Kamus Umum Bahasa Indonesia, Jakarta, Balai Pustaka, 1991.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar